Resumo

Este artigo apresenta como utilizar a funcionalidade de aprovação das notas fiscais de entrada no módulo de recebimento de materiais. Esta função no SGE, permite impedir que se atualize nota fiscal de entrada até que se tenha uma aprovação manual da devolução, restringindo assim qualquer tipo de erro de entrada por devolução.

RMM001 - Nota Fiscal de Entrada

Para que a nota fiscal de entrada seja considerada como uma nota de devolução, o campo finalidade da nota fiscal deve ser informado conforme abaixo:

Informando a nota com a finalidade acima, indepentende se a nota é de origem do fornecedor ou é nota fiscal interna, é o primeiro passo para ela estar apta ao controle de aprovação. A segunda configuração é parametrizar o arquivo RMK010.CFG conforme abaixo:

#UTILIZA APROVADOR NF DEVOLUCAO: S

Ativando este parâmetro todas as notas fiscais com a finalidade de devolução não mais irão ser atualizadas pela rotina RMP010 - Atualização de Notas Fiscais e no relatório de crítica desta rotina aparecerá um alerta conforme abaixo:

Apenas lembrando que uma nota de devolução, sempre deve estar ligada a uma nota de faturamento e esta ligação é feita a nível de item na rotina RMM002 - Itens da nota fiscal de Entrada:

RMP029 - Aprovação de Nota Fiscal de Devolução

Para que a nota fiscal de entrada possa ser atualizada pela rotina RMP010, é necessário passar pela rotina de RMP029 e ter sido selecionado a nota e aprovado.

Na rotina, será solicitado ao usuário o campo "Responsável" e um intervalo de "Data de Recebimento" da nota fiscal. Para o campo "Responsável", ele poderá vir preenchido automáticamente e não acessível, caso o usuário logado no SGE este parametrizado como um usuário aprovador (detalhado mais abaixo).

Para esta rotina de aprovação, temos dois tipos importantes de aprovação:

• ÚNICA;
• COMPLETA.

Na opção de aprovação ÚNICA, apenas a aprovação de um único usuário libera a nota fiscal para ser atualizada pela rotina RMP010. Entretando, na aprovação COMPLETA, é exigido que todos os usuários configurados como aprovadores deem a sua efetiva aprovação para que a nota possa ser liberada para a atualização na rotina RMP010.

Foi realizado também uma consistencia para realizar aprovação por filial, nesse parametro será possivel selecionar que filiais o usuario poderá realizar a aprovação ou não.

Estas configurações foram feita através do arquivo RMP029.CFG conforme abaixo:

#TIPO DE APROVACAO: X

Onde o X pode ser U (única) ou C (completa).

Para a lista de usuários que podem aprovar e quais filiais, é determinado através de configuração também no RMP029.CFG:

#RESPONSAVEL APROVACAO: XXXXXX

Exemplo:

#RESPONSAVEL APROVACAO: 65

#RESPONSAVEL APROVACAO: 66

#RESPONSAVEL APROVACAO: 67

#RESPONSAVEL APROVACAO FILIAL: XX YY,YY,YY

Exemplo:

#RESPONSAVEL APROVACAO FILIAL: 22 22,55 

#RESPONSAVEL APROVACAO FILIAL: 02 65 

No exemplo acima, para a filial 22 estarão disponíveis os aprovadores 22 e 55. Já para a filial 2 estará disponível somente o aprovador 65. 

Obs : Este parâmetro poderá ser utilizado em conjunto com o parâmetro “#RESPONSAVEL APROVACAO:” (aprovador geral). Neste caso, para que uma NF seja aprovada, serão necessárias as aprovações dos aprovadores parametrizados para a filial mais as aprovações dos aprovadores gerais.

Feitas estas configurações acima, a rotina esta preparada para a aprovação e já pode ser utilizada: 

Selecione a nota individualmente (destacado em vermelho na imagem acima) ou marque/desmarque todas através dos botões "Marcar Todos" e "Demascar Todos" (destacado em azul na imagem acima). Na lista de notas, o última campo é a "Situação". Este campo pode conter duas informações: 

• Normal;
• Alterado.

Para a primeira situação (Normal), é quando a nota fiscal não sofreu nenhuma aprovação ainda, ou seja, foi digitada ou importada e esta pronta para ser aprovada por este rotina. Já a segunda situação (Alterado), é quando a nota fiscal já foi aprovada antes, mas houve alguma alteração posterior na nota fiscal, como por exemplo, alteração de valor total da nota ou inclusão/exclusão de item da nota fiscal, fazendo com que seja necessário uma nova aprovação por parte desta rotina.

Abaixo da lista temos o campo "Complemento da Devolução" (destacado em amarelo na lista acima). Este campo mostrado aqui é a informação do primeiro item da nota de entrada do campo "Complemento" do RMM002 (logo abaixo do campo "Motivo Devolução", indicando ao usuário maiores informações da devolução.

Para realizar a aprovação, é utilzado o botão "Atualizar" (destacado em verde na imagem acima). Nesta função da rotina, será aberta uma tela solicitando dados para a finalização da aprovação das notas selecionados:

O campo "Observação" (destacado em laranja na imagem abaixo) serve para descrever algum comentário adicional com relação a aprovação e é obrigatório ser informado pelo usuário que esta fazendo a aprovação. Para este campo de "Observação", temos uma configuração disponível para juntar esta informação com a informação do campo "Complemento da Devolução". Para isto, é necessário configurar no RMP029.CFG o seguinte parâmetro:

#ASSUME COMPLEMENTO DEVOLUCAO ITEM: X

Onde o X pode ser S (sim) ou N (não).

Logo em seguida, temos o campo de "Senha" que será validado com a senha informada na rotina ACM014 - Senhas por Responsável - Aprovação. Se a senha for correta, a nota fiscal será libera para a atualização pela rotina RMP010 e será retornado para a lista de notas da rotina RMP029.

Somente lembrado que temos a configuração do tipo de aprovação que quando for "COMPLETA", somente irá liberar a nota fiscal quando todos os aprovadores configurados no CFG derem a sua aprovação.

Para que o usuário tenha mais informações para apoiar a sua decisão de aprovação, é possível ver maiores detalhes da nota fiscal que esta na lista usando o recurso de Shift+F4. Para ativar este recurso é necessário cadastrar o relacionado através da rotina MNM025 - Cadastro de Consultas Relacionadas, conforme imagem abaixo:

Após o cadastro, na lista do RMP029, já pode ser utilizado a função Shift+F4 mostrando a opção abaixo:

RMC012 - Consulta de Documento

Para consultar as informações da aprovação, na rotina RMC012, existe uma aba "Aprovador - NF Devolução". Nesta aba haverá uma lista dos aprovadores que liberaram a atualização da nota fiscal (destacado em vermelho na imagem abaixo):

A nota que estiver com alguma aprovação recusada, será identificada com a cor vermelha, mas para que seja possivel utilizar esse modo de visualização é necessario realizar a configuração do paremetro dentro do RMC012.CFG:

#COR RGB DEVOLUCAO NF REPROVADA: 255,255,255 

Este parâmetro deverá ser utilizado para indicar ao sistema a cor RGB que deverá ser utilizada para a linha da lista de aprovações de devolução de nota fiscal que estiver reprovada. 

Exemplo:

#COR RGB DEVOLUCAO NF REPROVADA: 255,182,193 

Já o complemento informado, no momento da aprovação da rotina RMP029, é mostrado logo abaixa da lista no campo "Observação - Aprovador " e o campo "Observação - Nota" (destacado em amarelo na imagem acima). 

No campo Observação - Nota  ele assume o conteudo do campo Complemento  inserido na devolução RMM002 (quando realizado a configuração  #ASSUME COMPLEMENTO DEVOLUCAO ITEM: S)

No campo "Observação - Aprovador" assume o campo Observação onde é realizado a autorização com senha ao aprovar ou reprovar a nota.

Para que o campo Observação - Nota seja mostrado é necessario realizar a configuração via RMC012.CFG :

#APRESENTACAO DEVOLUCAO NF: X (S/N)

Esse parâmetro será usado para informar ao sistema quando deve mostrar o campo OBSERVAÇÃO - NOTA abaixo de OBSERVACAO – APROVADOR na aba Aprovador - NF Devolução, sendo S para Sim, e, N para Não.